De gemeente Hattem heeft archiefstukken ondergebracht in het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (EHH). Het idee is om dat te laten samengaan met het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe in een gezamenlijke grotere eenheid (SNWV). Aanleiding is de ontwikkeling, zowel recent als toekomstig, op het gebied van digitale archivering.
Archivering is een wat verouderde term en informatiebeheer is tegenwoordig een beter begrip. Terwijl vroeger het archief voornamelijk uit papier bestond (een analoog archief), heeft men tegenwoordig met digitale informatie te maken. Deze informatie moet toegankelijk zijn, dat wil zeggen vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst voor bijvoorbeeld ambtenaren, burgers, bedrijven, onderzoekers en journalisten.
Complex
Niet alleen is de informatie tegenwoordig digitaal, maar ook complex doordat er diverse bronnen zijn zoals e-mails, websites en sociale media. Voor een gemeente is het dus zaak dit alles goed op orde te hebben.
E-Depot
Een groot deel van het archief van Hattem ligt in het Streekarchief EHH. Deze archiefinstelling voldeed en functioneerde prima, maar door de digitale ontwikkelingen voldoet dit in zijn huidige vorm niet goed meer. De nieuwe archiefwet en de nieuwe Wet Open Overheid (WOO) die op 1 mei jl. in werking is getreden, verplicht onder meer gemeenten om hun informatie actief openbaar te maken. Een goede informatiehuishouding is dus belangrijk voor de gemeente om aan de wet te kunnen voldoen en dat kan door gebruik te maken van een e-Depot. Zo’n depot biedt veel opslagruimte maar ook de mogelijkheid om bestanden op te vragen, ook in de toekomst.
Samengaan met ander streekarchief
De gemeente heeft onderzoek gedaan naar de mogelijkheden en overweegt toe te treden tot het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) en het Streekarchief EHH op te heffen. De drie gemeenten van het streekarchief EHH doen nu samen met de SNWV-gemeenten (Harderwijk, Nunspeet, Ermelo, Elburg en Oldebroek) een verkennend onderzoek. De kosten na de overstap zijn nog niet exact bekend, maar zullen voor Hattem naar verwachting ruim 83.000 euro per jaar hoger zijn dan de huidige archiefkosten.
Toekomst archief Epe
In het onderzoeksrapport staat ook het advies om het archief en de studiezaal in Epe te handhaven. Streekarchivaris Gerrit Kouwenhoven is hier een voorstander van. “De personele kwetsbaarheid wordt een stuk kleiner. Personeel kan zich specialiseren. Door een betere personele bezetting kunnen de taken beter worden uitgevoerd. Van de kennis en ervaring die er bij Noordwest Veluwe al is op het gebied van e-Depot kan worden geprofiteerd,” aldus Kouwenhoven.
Ook zijn er veel bezoekers die gebruik maken van de studiezaal waarin de afgelopen periode behoorlijke investeringen zijn gedaan. Daarnaast wil de gemeente de beschikbaarstelling het analoge archief blijvend dicht bij de inwoners organiseren.
