Een poortinstructie is de eerste kennismaking met de veiligheidsregels op een locatie. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers, leveranciers en bezoekers niet alleen kijken, maar de boodschap ook begrijpen en naleven? Met deze 7 essentiële onderdelen kun je een poortinstructievideo laten maken die duidelijk is én goed blijft hangen.
1: Begin met een krachtige introductie
Het is belangrijk om in de introductie direct de aandacht te pakken van de bezoeker. Leg direct uit waarom de poortinstructie belangrijk is en wat de kijker kan verwachten. Gebruik bijvoorbeeld een korte openingsanimatie of realistische beelden om de aandacht te trekken. Of kies ervoor om meteen een belangrijke veiligheidsregel of een veelvoorkomend risico te laten zien en benadruk wat er kan gebeuren als bezoekers de instructies niet volgen.
2: Wees visueel in plaats van tekstueel
Zien is doen. Toon daarom situaties en handelingen in plaats van ze te omschrijven. Gebruik animaties, pictogrammen en duidelijke beelden in plaats van lange tekstblokken. Hierdoor wordt het een stuk begrijpelijker en duidelijker voor kijkers wat er van ze verwacht wordt tijdens hun bezoek. Je kunt om de risiconiveaus te verduidelijken ook gebruik maken van kleurcodes of herkenbare afbeeldingen.
3: Houd de video beknopt, maar compleet
De ideale lengte van een poortinstructievideo ligt tussen de 2 en 4 minuten – lang genoeg om de kernboodschap over te brengen en kort genoeg om de aandacht vast te houden. Waarschijnlijk is er een hoop informatie die je wilt delen, maar beperk de instructie tot de belangrijkste veiligheidsregels en verplichtingen. Voor specifieke doelgroepen (bijv. chauffeurs, leveranciers) waarvoor extra regels gelden kan een aanvullende instructievideo worden aangeboden.
4: Zorg voor meertalige ondersteuning
Voor veel internationale bedrijven is de taalbarrière een grote uitdaging. Voeg daarom voice-overs en ondertiteling toe in meerdere talen. Zo kan iedereen de instructie begrijpen, ongeacht hun achtergrond of taalniveau. Je kunt vooraf kijkers de optie geven om hun voorkeurstaal te selecteren en je kunt later altijd nog meer talen toevoegen als daar vraag naar is. Maak ook gebruik van universele symbolen en pictogrammen die taalbarrières overbruggen.
5: Maak het interactief met een quiz of toets
Voeg na afloop van de video een korte kennistoets toe om te checken of kijkers goed op hebben gelet en de belangrijkste veiligheidsregels echt begrijpen. Gebruik in de vraagstelling realistische casussen of scenario’s om de kijker te laten nadenken over hoe te handelen in bepaalde situaties. Als ze de test hebben afgerond zijn ze helemaal klaar voor hun bezoek! Overweeg ook om de test te integreren met het toegangssysteem: pas na het afronden van de instructie krijgt iemand toegang tot het terrein.
6: Bied verschillende manieren om de instructie te bekijken
Zorg dat de poortinstructievideo toegankelijk is via verschillende apparaten zoals desktop, tablets en smartphones. Hierdoor kan een bezoeker op elk moment de instructie bekijken. Een QR-code bij de ingang is ook een makkelijke manier voor medewerkers en bezoekers om de video te bekijken voordat ze beginnen. Dit vergroot de toegankelijkheid en zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid aan de slag kan.
7: Werk met periodieke updates en evaluaties
Veiligheidsregels veranderen continu. Zorg dat je instructievideo’s regelmatig geüpdatet worden om bezoekers op de hoogte te houden van belangrijke veranderingen in de veiligheidsprotocollen. Verzamel daarnaast feedback van medewerkers en bezoekers: is de instructie duidelijk en uitgebreid genoeg? Tenslotte is het een goed idee om te monitoren of er na het invoeren van de poortinstructie minder veiligheidsincidenten plaatsvinden.
Een poortinstructievideo is dus een krachtig middel om veiligheidsregels helder en consequent over te brengen. Door gebruik te maken van visuele storytelling, interactie en meertalige opties zorg je ervoor dat de instructie écht blijft hangen. Wil je een professionele poortinstructievideo laten maken? Cooler Media helpt je met op maat gemaakte visuele communicatie die veiligheid naar een hoger niveau tilt!