Op 26 mei is in de raadsvergadering besloten dat de vergaderingen van het presidium en de vergaderingen van de agendacommissie en de verslagen daarvan niet openbaar zijn. Eerder meldde RTV Hattem, dat er nog steeds gemeenten zijn waar de openbaarheid van gemeenteraadsvergadering en van verslagen niet op orde is. Naar aanleiding van wat er onder andere in Zwolle aan de hand zou zijn, stelde in augustus D66 in de Tweede Kamer vragen aan minister Van Weel (toen als minister van Binnenlandse Zaken).
Hoe werkt Hattem en hoe reageert de gemeente op de brief?
Griffier Judith Goudriaan zegt desgevraagd over de openbaarheid in de gemeenteraad van Hattem: ‘Zowel het presidium als de agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De wethouders zijn hier dus niet bij aanwezig. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies. De agendacommissie heeft de volgende taken:
– het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen;
– het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies;
– het vaststellen van vergaderingen.
De vergaderingen van het presidium of de agendacommissie zijn dus geen bijeenkomsten waarin besluitvorming plaatsvindt of deze wordt voorbereid, aldus de griffie. Ze voegt daaraan toe: De vergaderingen van de gemeenteraad in Hattem zijn altijd openbaar, net als informatieve sessies, tenzij de raad anders besluit op gronden die in de wet zijn opgenomen.’
Is er bij agenderen geen sprake van (voorbereidende) besluitvorming? Er worden immers keuzes gemaakt in wat eerst en wat later?
‘De raadsleden hebben ervoor gekozen om de vergaderingen van de agendacommissie (een artikel 84-commissie) niet openbaar te laten plaatsvinden, om het proces zo goed mogelijk te laten plaatsvinden. De Gemeentewet staat dit ook toe: In artikel 82 staat dat de raad raadscommissies kan instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang. In artikel 84 staat dat de raad ten aanzien van een door hem ingestelde andere commissie de openbaarheid van de vergaderingen regelt.’
Keuzes over vorm, niet over inhoud
‘De agendacommissie kan besluiten om een raadsvoorstel nog niet op de voorlopige agenda van een commissie- of raadsvergadering te zetten. Dit kan echter alleen als een raadsvoorstel bijvoorbeeld niet compleet is, maar dit kan niet als de inhoud van het raadsvoorstel niet naar hun zin is. In dit laatste geval wordt een raadsvoorstel op een voorlopige agenda geplaatst en wordt tijdens de openbare commissievergadering over de inhoud gedebatteerd. Als er sprake is van een informatiesessie, wordt besluitvorming voorbereid en is deze ook openbaar.’
En aan welke aanbevelingen moeten we denken inzake organisatie en functioneren?
‘Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies. Het gaat om bijvoorbeeld spreektijden, termijnen en wanneer interrupties toestaan.’
Aanleiding: Tweede Kamer-vragen D66
Het onderwerp van openbaarheid en transparantie bereikte ook de Tweede Kamer. Naar aanleiding van vragen van D66-kamerlid Joost Sneller antwoordde op 29 augustus minister Van Weel, als tijdelijk minister van Binnenlandse Zaken, en we vatten dat samen:
Voor vergaderingen geldt de Gemeentewet, die uitgaat van openbaarheid, maar onder specifieke voorwaarden ook besloten vergaderingen toestaat. Het is aan de gemeenteraad of raadscommissies om te bepalen of beslotenheid in een concreet geval gerechtvaardigd is.
Openbaarheid principe van democratie
Openbaarheid is een belangrijk uitgangspunt in onze democratie: inwoners moeten inzicht hebben in de besluitvorming en verantwoording van hun bestuur. Besloten vergaderingen mogen daarom slechts uitzonderingen zijn. Wanneer een bijeenkomst betrekking heeft op (de voorbereiding van) besluitvorming, moet deze in principe openbaar zijn. Alleen als er zwaarwegende redenen zijn, kan de raad besluiten om achter gesloten deuren te vergaderen, volgens de procedure die in de Gemeentewet is vastgelegd.
Agenda’s, stukken en besluiten openbaar
De wet schrijft niet expliciet voor wanneer er sprake is van een raadsvergadering, maar bevat wel procedurele normen: oproepingen, agenda’s en stukken moeten openbaar zijn, vergaderingen zijn in beginsel openbaar, en besluitenlijsten moeten achteraf openbaar worden gemaakt. Uit deze bepalingen volgt dat er al snel sprake is van een vergadering in de zin van de wet zodra besluitvorming aan de orde is of wordt voorbereid. Bijeenkomsten zonder verband met het raadswerk, zoals informele heidagen of recepties, vallen daar doorgaans buiten.
Echt nodig?
Hoewel er signalen zijn dat minstens 35 gemeenten structureel besloten bijeenkomsten organiseren, is het uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad zelf om te beoordelen of dit binnen de bedoeling van de Gemeentewet valt. Het Rijk kan niet handhaven of financiële sancties opleggen, omdat dit niet past binnen de bestuurlijke verhoudingen en er geen wettelijke grondslag is in de Financiële-verhoudingswet. Wel wordt nadrukkelijk opgeroepen om terughoudend met besloten vergaderen om te gaan, en telkens kritisch te toetsen of beslotenheid echt nodig is.
Gemeenten wordt aangeraden om een helder beslismodel te hanteren dat helpt te bepalen of een bijeenkomst openbaar of besloten moet zijn. Zo kan beter gewaarborgd worden dat het uitgangspunt “openbaar tenzij” overeind blijft, en dat besloten vergaderingen alleen plaatsvinden wanneer dit strikt noodzakelijk is. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet alleen bij de raad en raadscommissies, maar ook bij het college: samen dragen zij zorg voor transparantie en een juiste toepassing van de wet.’ Tot zover de samenvatting.
Hattem handelt conform brief minister
De redactie legde de brief van de minister ook voor aan de griffier. ‘Hattem heeft kennisgenomen van deze brief, en we handelen conform. Ons beslismodel is helder: alles is openbaar, tenzij er een wettelijke reden is voor beslotenheid. In de Gemeentewet en de Woo staat wanneer niet-openbaarheid is toegestaan.’
Technische sessie ’t Veen
In juli vond er een technische sessie over het bestemmingsplan ’t Veen plaats. Daarover zei de griffier destijds: ‘In Hattem worden ook andere bijeenkomsten (dus geen vergaderingen) gehouden zoals informatieve of technische sessies waarbij raadsleden geïnformeerd worden door ambtenaren en andere deskundigen. Daarbij kan een collegelid aanwezig zijn in de rol van portefeuillehouder. Het gaat dan om beeldvorming, geen besluitvorming.’
Tijdens deze sessie ging het over voorbereidende besluitvorming, dus was de sessie openbaar.
Ontvangt u al de nieuwsbrief HattemNieuws?
Wilt u het dagelijks nieuws uit Hattem e.o. eenvoudig volgen? Ontvang de nieuwsbrief HattemNieuws voortaan in uw mailbox! Scroll door het nieuws heen en kies zelf welk bericht u uitgebreid wilt lezen.
