Op 1 mei 2024 begon Judith Goudriaan als griffier van de Hattemse raad. Op 9 augustus heeft ze de eerste honderd dagen achter de rug. Hoe waren de dagen en hoe kijkt ze naar het nieuwe politieke jaar dat 2 september begint?
‘Omdat de raad mijn werkgever is en ik als iedereen terug is van vakantie een gesprek heb met de werkgeverscommissie, zal ik nog niet alles vertellen. Ik wil mijn bevindingen eerst met hun delen tijdens een gesprek over de eerste honderd dagen.’
Wat wilt u wel kwijt?
‘Het is erg leuk om in Hattem griffier te zijn. De gemeenteraad telt vijftien personen. Ze is met een ontwikkeling bezig, de raad wil een professionaliseringsslag maken. Er gaat veel goed en er kunnen dingen beter.
De verhoudingen zijn prima. Ook tussen de raad en het college en met de ambtenaren. Hattem heeft een fijne cultuur. Gemeenschapszin wordt door de raadsleden gevoeld en belangrijk gevonden.
Ik heb me echt welkom gevoeld.’
Wat is in de kern van uw werk?
‘Wat veel mensen niet weten is, dat het college wordt ondersteund door de ambtenaren en de raad door de griffie (de griffie bestaat uit de griffier en de griffie medewerker). De raad doet het werk in de avonduren. Ze hebben niet een heel apparaat ter beschikking, maar wel de griffie. Als ze vragen hebben, kunnen ze die aan de griffie stellen.
De raadsleden kunnen terecht voor ondersteuning en advies. Voor facilitaire en juridische hulp, maar ook voor tactisch en strategisch advies.
De griffie zorgt voorafgaand, tijdens en na afloop dat alles gesmeerd verloopt, dat de stukken goed en op tijd zijn, maar ook dat ze goed verwerkt worden op https://raad.hattem.nl/ zodat alles achteraf gelezen kan worden.
‘De raadsleden komen met vragen hoe ze iets kunnen bereiken, over hoe ze de raadsinstrumenten kunnen gebruiken. Je moet dan denken aan moties en amendementen, maar ze kunnen ook een initiatiefvoorstel doen, schriftelijke of monderlijke vragen stellen. Samen bespreken we de mogelijkheden.’
Ik neem aan dat de politieke kleuren voor u niet meespelen?
‘Nee, ik ben geheel onpartijdig. Van de politieke kleur ga ik niet iets vinden. Het gaat om het democratische proces, dat er een meerderheid gevonden moet worden om het voor elkaar te krijgen.’
Een sterke raad is er dankzij een sterke griffie en andersom, las ik ergens. Hoe werkt dat?
‘Een raad kan sterk zijn als de voorbereidingen goed zijn. Dat de stukken goed zijn, dat de besluiten zo duidelijk mogelijk verwoord worden. Dus dat het aan de voorkant goed verloopt in aanloop naar de vergadering, maar ook tijdens de vergadering moet dat het geval zijn. Ik bereid vooraf met de voorzitter de vergadering voor (wat kan er gebeuren, waar hebben we op te letten). Dan neemt de raad een besluit, en daarna is het mijn taak dat de ambtenaren dat horen. Zo zorg ik ervoor dat de raad positie heeft en sterk is.
De raadsleden brengen ook mij in de positie om sterk te zijn, zodat ik ze goed kan vertegenwoordigen. Hier binnen het stadhuis, maar ook buiten deze muren. Ik vertegenwoordiger de raad in samenwerkingsverbanden.’
‘Het rapport Adviezen werkgroep werkwijze raad is op 8 juli vastgesteld. Daarin staan adviezen over betere samenwerking en werkwijze, maar ook adviezen om het contact met de inwoners van Hattem te verbeteren.
Toen ik op 1 mei werd aangesteld, was het rapport in de laatste fase. Dat was ook de bedoeling. Men wilde voor de komst van de nieuwe griffier de werkwijze van de raad beschreven hebben.
Wat ik heel mooi aan het rapport vind, is dat de raad zichzelf niet heeft buitengesloten.
Waar ik nu mee bezig ben is, hoe gaan we de adviezen doorvoeren en ook in de ambtelijke organisatie oppakken, zodat we in samenhang kunnen werken.’
De stem van de burger
‘In het rapport is ook de samenspraak met burgers benoemd. De raad wil het contact verbeteren. De vergaderingen moeten aantrekkelijker gemaakt worden. De onderwerpen die worden geagendeerd moeten helder zijn. Bij de commissievergadering heb je écht als burger een stem. We gaan ook andere mogelijkheden bekijken, zodat het voor de burger eenvoudiger wordt om contact te krijgen.’
‘Ook tijdens de vergaderingen kan het anders. Nu zegt ieder zijn rijtje op. Als je daar een andere vorm voor weet te vinden, is het aantrekkelijker. Ga samen en met burgers in gesprek. Vertel wat de afweging is en waarom de raad de oplossing kiest die voor de raad de best mogelijke oplossing is, maar misschien niet voor de inbrenger en/of voor de luisteraar.
We moeten zorgen dat de vergadering goed te volgen is. Mensen willen thuis meekijken. Boven in de commissiezaal hebben we geen camera, dus geen uitzending. Meekijken is belangrijk, zodat de afstand kleiner wordt en je niet naar het stadhuis hoeft te komen.’
‘De afstand raad-burgers kleiner maken begint met jeugd. Als ze met hun school langskomen, stimuleer je de democratie. Dan begrijpen ze waarom democratie en stemmen belangrijk zijn.’
‘Nog een punt, werkbezoeken vinden nu door fracties plaats. Maar als de raad als instituut bezoeken aflegt, kan ook dat mooie gesprekken opleveren.’
Griffier als contactpersoon voor de burger.
Hoe bereikt u de individuele burger die niet verbonden is met vereniging, kerk of wat dan ook?
‘Door in de media te laten zien waar de raad mee bezig is, door jongeren te betrekken bij besluiten, hoop ik… Dat je weet hoe je als burger in contact kunt komen. Ik moet als griffier laagdrempelig zijn. Ze kunnen mij bellen of een brief sturen, zodat het in de raad bekend wordt wat er speelt. Of start een burgerinitiatief. Ik hoop dat de burger mij weet te bereiken zodat ik advies kan geven over hoe het aangepakt kan worden.’
‘Wat wij vanuit de griffie proberen is duidelijk te zijn. Wij koppelen terug of en hoe het onderwerp of het probleem besproken gaat worden. Of er wat mee gebeurt, dat is aan de raad. Als een burger nu vooraf een vraag stelt, weet ik dat er verschillende raadsleden zijn die contact opnemen met de persoon. Ook als er tijdens een vergadering wordt ingesproken, doen sommige raadsleden dat achteraf.
Een inspreker vertel ik van tevoren wat hij kan verwachten en na afloop over hoe het verder gaat.’
Vertrouwen in overheid is een issue. Draagt dit alles daaraan bij?
‘Ik denk dat je nooit genoeg kan doen. We moeten duidelijk communiceren wat er met een brief bijvoorbeeld gebeurt. Als er een voorstel is en er wordt anders besloten, vertel ik waarom dat anders gaat. Soms wordt er namelijk een meerderheid gevonden en gaat het anders dan de burger, maar ook de ambtenaar die iets heeft voorbereid, had verwacht.
De raadsleden dichterbij mensen brengen, werkt. Door de raadsleden te kennen, zijn ze makkelijk aanspreekbaar.
Het is heel fijn dat RTV Hattem en de Hattemer over dit alles vertellen. Dat helpt ook zeker.’
‘Als je niet politiek gekleurd bent of de weg weet, dan is de griffier een belangrijke ingang voor burgers om onderwerpen op de agenda te zetten. Voor de dagelijkse regelzaken kun je prima terecht bij de balie in het stadhuis.’
Hoe betrekt u de burgers erbij?
‘We hebben het nog niet gehad over participatie in de zin van meedenken op grotere thema’s. Met de ambtelijke organisatie zijn we aan het zoeken. Een voorbeeld is de verbouwing van het gemeentehuis. Zijn inwoners gevraagd hoe ze het vinden, bijvoorbeeld. De bezuinigingen komen er aan…
Binnen het stadhuis werken we met een zogenaamde participatieladder. Dat helpt ons om te weten waar we zijn in de samenwerking met burgers. Op de hoogste trede nemen burgers het over, op de lage tredes zijn burgers blij dat de gemeenteraad heeft gekozen, dat zij voor ons de keuzes maken.
Zelf keuzes maken of de burgers het laten doen… burgers, maar ook gemeenteraadsleden en ambtenaren zitten hier verschillend in. Met elkaar heb je het te bespreken: wanneer ga je eerst voorwerk doen en wanneer niet? Bij voorwerk zeg je als ambtenaar tegen de gemeenteraadsleden, en soms ook als gemeenteraad tegen de inwoners: dit zijn de smaken…’
U kunt het verwijt krijgen dat u een besluit voorgekookt presenteert.
‘Je zult mensen moeten meenemen. Hoe is er over nagedacht? Waarom zijn deze keuzes gemaakt. Bij sommige processen kan dat prima. Het is ook een kwestie van trial en error. Soms probeer je iets en dan blijkt dat het tegenvalt. Maar op termijn kun je op het gebied van participatie stappen zetten.’
De komende weken interviewen wij fractievoorzitters over het rapport Adviezen werkgroep werkwijze raad, hoe zij de samenwerking binnen de raad zien en hun gedachten over burgerparticipatie.
Van de redactie
Lees jij al HattemNieuws? Ontvang voortaan nieuws en achtergronden in je mailbox!
