Archiveren lijkt wellicht niet altijd enorme prioriteit te hebben, maar archiefkasten, mappen of ander rondslingerend papierwerk kunnen een enorm probleem worden voor de administratie van uw onderneming. Door te kiezen voor een externe partner, kunt u die zorgen uit handen laten nemen. Hieronder leest u wat de voordelen zijn van digitalisering, anonimisering en archiefopslag door derde partijen.

Veilig digitaliseren
Multiscan heeft al meer dan 20 jaar ervaring in digitaliseren van documenten. Het bedrijf scant op locatie en verwerkt tot 100.000 documenten in 2 weken. Gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Medewerkers tekenen een geheimhoudingsplicht. Multiscan digitaliseert uiteenlopende formaten, van A3-documenten en technische tekeningen tot microfilms, vensterponskaarten en rolfilms.

Zodra de digitalisering is afgerond, ontvangt u een exportbestand van Multiscan dat u eenvoudig met uw systeem kunt integreren. Na het hele proces van digitalisering kunt u uw documenten veilig laten vernietigen (indien nodig) met een vernietigingscertificaat of op laten slaan in de archieven van Multiscan. Over dat laatste leest u meer hieronder.

Archiefopslag
Multiscan verzorgt niet alleen het archiveren van documenten, het bedrijf zorgt ook voor het opslaan van de documenten. Dat gebeurt natuurlijk extern. U vraagt om hulp bij Multiscan omdat u ruimte tekort heeft, of dat nu fysiek is vanwege archiefkasten of mappen of op de schijfruimte is, maakt niet uit voor Multiscan; er is altijd een oplossing op maat.

Naast digitaliseren of digitaal opslaan van documenten, biedt Multiscan ook (brand)veilige opslag van uw fysieke documenten. Zo zou u hard copy documenten kunnen bewaren nadat u deze hebt laten inscannen. Zo kunt u er altijd bij in zowel een fysiek als digitaal archief.

Anonimisering van documenten
Naast archiefmateriaal inscannen en fysiek archiveren, kan Multiscan uw documenten ook anonimiseren. Dat betekent dat de gegevens wel opgeslagen zijn, maar dat de persoon die erbij behoort niet meer traceerbaar is, waardoor de gegevens minder gevoelig zijn voor lekken. Daarom wordt het ook wel ‘data masking’ genoemd. Multiscan anonimiseert documenten aan de hand van het programma Censura. Dit anonimiseren gebeurt volgens de AVG-richtlijnen. Anonimisering is ideaal voor bijvoorbeeld gevoelige persoonsgegevens en technische tekeningen.