Iris Ooms is geïnteriewd naar aanleiding van de nieuwe training Effectief Vergaderen van de Zelforganisatie Fabriek. We bespreken wat de training inhoudt, voor wie de training is gemaakt en wat het potentiële resultaat is na het volgen van de training.
Wat is de kern van het programma van de Effectief Vergaderen training?
“We gaan vooral veel doen en ervaren. Hierbij wordt er continu een koppeling gemaakt van hetgeen we tijdens de training doen, naar hoe dit in de eigen praktijk mee te nemen is. Daarom wordt of voorafgaande aan de training of aan de start van de training ook goed uitgevraagd tegen welke issues het team aan loopt in hun vergaderingen, zodat juist deze elementen terug kunnen komen tijdens de training en het team later in de eigen praktijk de effecten van de training zal merken.”
Welk resultaat mag je verwachten van de training?
“Ons doel is om je tijdens de training de kennis en handvaten te geven die ervoor zorgen dat jij en je team beter zelfsturend – en samen kunnen werken.
- Je bent je bewust van de stappen die je samen te doorlopen hebt om tot gedegen besluitvorming te komen.
- Je hebt een werkvorm waarmee je deelnemers aan de vergadering letterlijk positie laat innemen en zo een gedragen besluit te kunnen nemen.
- Je kunt beter inschatten welke interventies er nodig zijn als de vergadering stroef loopt.
- Je hebt meer verschillende werkvormen die je tijdens vergaderingen in kunt zetten om ze zowel leuker als effectiever te maken
- Je kunt op een creatieve manier samen zorgen voor inhoudelijk goede discussies.”
Welk voorbeeld van mooi resultaat is je altijd bijgebleven toen je een team hielp met effectief vergaderen?
“Ah. Da’s lastig kiezen. Ik vind het telkens weer mooi om te zien wat er ontstaat als een team loskomt van hun standaard context en tijd neemt om met elkaar stappen te zetten. In een normale werkdag of werkweek zijn we geneigd om door te hollen, te focussen op het resultaat en kleine irritaties soms maar weg te slikken. En dat is niet altijd bevorderlijk voor de sfeer, het werkplezier en zelfs ook niet voor de effectiviteit. In een training wel even stilstaan bij wat er frustreert en er wellicht beter kan en vervolgens samen te zoeken naar welke passende mogelijkheden er wel zijn, kan zoveel opluchting geven.
Er zijn vaak ook eye-openers. Mensen die het vervelend vinden dat zij de enige zijn die altijd maar hard aan het werk zijn, die erachter komen dat als ze wat meer achterover leunen en de anderen wat meer ruimte geven, de anderen heus ook met initiatieven komen en dat alle partijen dat vervolgens een prettigere balans vinden. Of die mensen die vanuit onzekerheid onterechte gedachtes hebben die ze in de weg zitten als ‘ik weet niet zeker of dit echt iets toevoegt / ik heb het nog niet helemaal uitgedacht, dus ik zeg maar niks’. Als dit soort belemmeringen uitgesproken worden, komen ze er vaak achter dat het wél wat toevoegt als ze wat zeggen en krijg je ontspanning bij deze deelnemer en meer gezamenlijkheid in het team.
Of als in een training achterhaald wordt wat maakt dat besluitvorming telkens zo enorm frustrerend maakt en dat door de oefeningen die we doen daar gezamenlijk stappen in gezet worden en de grootste frustratie eraf gaat.”
Voor wie is deze effectief vergaderen training ontwikkeld en voor wie juist niet?
“Zoals eerder genoemd ligt de focus voor deze propositie meer op incompany maatwerk trainingen, dan op open inschrijvingen waar je als individu aan deel neemt. Het is daarbij belangrijk dat je als team in zijn totaliteit deelneemt en niet slechts met een paar personen.In principe elk team dat het gevoel heeft dat er ruimte voor verbetering in de vergaderingen is deelnemen.”
Meer informatie over de training kan je vinden via: https://zelforganisatiefabriek.nl/trainingen/effectief-vergaderen-training/